Como importar contatos?

Formato de arquivo suportado :  somente CSV ou XLSX .
Converta todos os seus arquivos em CSV/XLSX antes de tentar importar os dados para seu aplicativo da web.

Existem 4 coisas importantes que você precisa saber ao importar contatos de um arquivo CSV/XLSX. Eles são descritos em detalhes abaixo:

1. Preparando seu arquivo CSV/XLSX

2. Importando o arquivo

3. Campos de mapeamento

4. Razões para falha na importação de dados 

Preparando seu arquivo CSV/XLSX

• Certifique-se de que a linha de cabeçalho do seu arquivo CSV/XLSX tenha uma coluna que possa ser mapeada para o campo  Email ID  para que a importação seja bem-sucedida. 

• O arquivo não deve ser maior que 5 MB.

• Se você quiser atribuir contatos automaticamente aos usuários, crie uma coluna com os endereços de e-mail dos usuários e mapeie essa coluna para o campo  Proprietário .

• Se algum campo for de seleção múltipla, os valores do campo devem ser separados por  ponto e vírgula (;)  no arquivo CSV/XLSX. Ex: digamos que o campo Concorrentes envolvidos é um campo de seleção múltipla. A coluna do concorrente no CSV/XLSX deve ser:

Observação: o endereço de e-mail deve ser o endereço de e-mail que o usuário usa para entrar

Importando o arquivo

Clique na  guia Contatos  . 

1. Na página de visualização da lista de contatos, clique no  botão Importar contatos  . 
   
   

2. Na   sobreposição  Importar contatos , clique em Carregar seu arquivo CSV/XLSX de contato  e navegue pelos arquivos em seu dispositivo para escolher o arquivo desejado. Verifique se o formato do arquivo é CSV/XLSX.
   
   

3. Depois de selecionar o arquivo, você verá o nome do arquivo aparecer acima do  botão Remover  . 
   
   

4. Se desejar substituir o arquivo CSV/XLSX, clique em  Remover  e comece de novo. 
   
   

5. Depois de carregar um arquivo CSV/XLSX, escolha uma das duas opções:
   

   • Criar novos contatos-  Isso cria todos os dados do arquivo CSV/XLSX como novos registros.
     
     
     

   • Crie novos contatos e atualize os existentes com ou sem substituição
     
     Identifica duplicatas entre o arquivo CSV/XLSX e os registros integrados combinando-os com base nos seguintes identificadores:

     • E-mail*    

     • ID do registro

     • Número de telefone*

     • Número de Trabalho

Além disso, todos os campos do tipo 'Campo de texto' e 'Número' serão detectados automaticamente e poderão ser usados para correspondência.

* Nota : 
Quando o e-mail é usado como um identificador: 

O campo de e-mail no CSV/XLSX corresponderá apenas ao e-mail principal do lead/contato para encontrar duplicatas. Endereços de e-mail secundários, se houver, não serão considerados.

O arquivo CSV/XLSX será combinado com leads e contatos para identificar duplicatas.

Se você estiver importando vários e-mails para um lead ou contato por meio do arquivo CSV/XLSX, o primeiro e-mail da célula será considerado o identificador.
Se o arquivo CSV/XLSX tiver uma única coluna para vários e-mails em que cada e-mail é uma coluna separada por ponto e vírgula, o primeiro e-mail de cada célula será usado como identificador para encontrar duplicatas.

Quando o número de telefone é usado como um identificador: somente se houver uma correspondência exata entre o valor do campo no arquivo CSV e o registro armazenado, o registro será considerado duplicado.

Exemplo: se um registro em contiver 9003241245 e o arquivo CSV tiver um registro contendo número de telefone como +1-9003241245, os dois registros não serão considerados duplicados

• Decida o que fazer com os registros identificados como duplicados:

  • Ignorar a importação de todos os registros duplicados
    Você pode optar por ignorar a importação de todos os registros duplicados. Isso impedirá que o aplicativo da web atualize os registros que já estão presentes. Você também receberá um e-mail de resumo da importação com um arquivo CSV contendo todos os registros ignorados.
    
    

  • Atualizar todos os registros duplicados
    - Com Sobrescrever:  Atualiza todos os campos e sobrescreve os valores presentes nos campos.
    - Sem sobrescrever:  Atualiza apenas os campos que estão vazios.
    
    

• Escolha um formato de data:  escolha o formato de data para todos os campos de data presentes em seu arquivo CSV/XLSX. Você pode escolher entre um dos três formatos a seguir:
  - DD/MM/AAAA
  - MM/DD/AAAA
  - AAAA/MM/DD
  
  
• Gerenciar listas de marketing e assinaturas de e-mail: Escolha o status e os tipos de assinatura  Clique na caixa de seleção para inscrever seus contatos em e-mails. Certifique-se de que seus leads consentiram em receber e-mails de sua organização.
  
  
• Gerenciar proprietário de vendas e estágio do ciclo de vida:  Escolha um usuário que será atribuído como proprietário para todos os registros não atribuídos, ou seja, o campo proprietário é deixado em branco no arquivo CSV/XLSX. Você também pode adicionar o estágio do ciclo de vida para atribuir aos contatos.
  
  

6. Quando estiver pronto, clique em  Avançar  para mapear os campos.

Campos de mapeamento

A sobreposição  Map Columns to Fields  que você vê agora é exclusivamente para mapear as colunas em seu arquivo CSV/XLSX com os campos disponíveis. Os dados de um contato do seu arquivo são exibidos ao lado dos respectivos cabeçalhos para ajudá-lo a mapear melhor os campos. 

Observação: O campo  Email  deve ser mapeado para que a importação seja concluída.

Mapear os campos corretamente é fundamental para o sucesso da importação. Então, aqui está uma lista de know-how para ajudá-lo a fazer isso direito:

• 40 campos são oferecidos por padrão.
  

• Se você tiver colunas que não podem ser mapeadas com nenhum desses 40 campos, poderá criar campos personalizados.
  

• Ao tentar importar um arquivo sem dados nos campos obrigatórios, sua importação não terá sucesso. Preste atenção à lista de campos obrigatórios da sua conta antes de importar o arquivo CSV para garantir que todos os campos obrigatórios sejam preenchidos com valores relevantes.
  

• Você pode criar no máximo 100 campos personalizados para contatos.
  

• Você precisará criar esses campos personalizados antes de iniciar a importação para poder mapear suas colunas com eles.
  
  

• Ao mapear um contato/conta para o proprietário de vendas, verifique se o arquivo CSV contém o endereço de e-mail do proprietário de vendas na coluna 'Proprietário de vendas' e NÃO o nome do proprietário de vendas. Adicionar o nome não mapeará o proprietário de vendas para o registro.  
  
  
  
  

• Se houver colunas que você não deseja importar, você pode pular essas colunas simplesmente não mapeando-as com nenhum campo.
  

• À medida que os campos são mapeados, eles ficam indisponíveis para mapeamento com outra coluna (os campos são distintos).

• Se você quiser mapear um campo que já foi mapeado com uma coluna para outra coluna, será necessário  remover  esse campo. Depois de remover esse campo, a coluna e o campo ficam disponíveis para mapeamento novamente.
  

• Quando uma coluna é mapeada para o campo  Nome  (sob a categoria Campos de conta), seus valores são pesquisados em busca de correspondências na  guia Contas  . Se um valor corresponder a uma conta existente, o registro será criado como um novo contato e será associado a essa conta. Da mesma forma, se uma correspondência não for encontrada, uma nova conta será criada com esse valor e o registro - o novo contato, será associado a essa conta.
  

• Além do campo  Nome , os valores das colunas mapeadas para outros campos relacionados (identificados nos campos Conta), como o site ou endereço da empresa, são importados para os respectivos campos nas  Contas .
  

• Por fim, verifique se o tipo de campo corresponde ao tipo de valor na coluna. Por exemplo, se você estiver tentando mapear a coluna   Número de vezes contatado , precisará encontrar um campo que aceite valor numérico, como o campo Número. Se você o mapeou para um campo que é uma caixa de texto, os valores da coluna  Número de vezes que foi contatado  não serão importados.
  
  

7. Após terminar de mapear os campos, clique em  Importar .

Se o seu arquivo CSV/XLSX for pequeno, a importação é instantânea e você verá uma etiqueta verde que informa o número de importações bem-sucedidas. Se você marcou a  caixa de seleção Atualizar  , também poderá saber o número de contatos que foram atualizados durante a importação.

Se o arquivo CSV/XLSX for grande, você receberá um e-mail com os mesmos dados quando a importação for concluída.

Onde posso ver meus contatos importados?

Você pode visualizar todos os contatos importados na  exibição Novos contatos  . 

Por que alguns dos meus dados não foram importados?

Esses podem ser os possíveis motivos pelos quais alguns de seus dados não foram importados.

• Endereço de e-mail inválido  - Se os endereços de e-mail em seu arquivo CSV/XLSX não estiverem no formato adequado (por exemplo: johndoe@sales , johndoe.com)
  
  

• Duplicação  - Se o endereço de e-mail de um contato já estiver presente no sistema, esse contato será ignorado. Isso ocorre porque cada contato deve ter um endereço de e-mail exclusivo.
  
  

• Colunas não mapeadas  - Colunas que não são mapeadas com nenhum campo.
  
  

• Tipo de campo impróprio  - Se o tipo de campo for diferente do tipo de valor na coluna.
  
  

• Valores da lista de opções  - Se você estiver mapeando uma coluna com valores para uma lista de opções (como botão de opção/caixa de seleção/menu suspenso) com um campo (também uma lista de opções), verifique novamente se os valores na coluna correspondem aos as opções do campo (lista de opções).
  
  Por exemplo: se você tiver uma coluna com os valores 1, 2, 3 para o número de contatos tentados e quiser mapeá-la para um botão de opção (campo), certifique-se de que esse botão de opção tenha 1, 2, 3 como as escolhas do campo.

Os administradores podem definir limites para os usuários sobre quantos registros podem importar e atualizar para o dia. 

Observação:  o limite de importação pode ser definido apenas para módulos de contato/conta/negociação e não para módulos personalizados

Para configurar isso,

Vá para  Configurações de administrador > Funções > Escolha uma função  (digamos, Usuário de vendas)

Em  Permissões > Ações , defina o limite para criar e atualizar registros durante a importação

Os usuários de vendas receberão uma nota durante a importação que os informa para não exceder o limite de importação definido pelo administrador

Clicar no símbolo de informações obteria mais detalhes sobre a importação

Os usuários de vendas receberão uma mensagem de aviso ao exceder os limites de importação. A funcionalidade de importação também será desativada naquele dia.

Caso o usuário vendedor tente ultrapassar o limite de importação, uma mensagem de erro será lançada e os registros não serão gerados.

A página do histórico de importação que você acessa após cada importação fornece informações sobre os registros que foram importados e ignorados.