Configurar lembretes automáticos de compromissos

Frequentemente, os técnicos de campo vão até uma consulta de serviço apenas para descobrir que o cliente não está disponível. Muitas vezes, isso acontece quando o cliente agenda um atendimento com antecedência, mas acaba esquecendo no dia da consulta.

Ter que rever todos os clientes que se esqueceram de um compromisso pode ser desgastante para a carga de trabalho de sua equipe. Isso não apenas atrapalha sua programação planejada, mas também aumenta o tempo de viagem, os custos de combustível e qualquer hora extra que você tiver que pagar por essas revisitas. Ele também acaba impactando suas principais métricas de serviço de campo, como sua taxa de conserto na primeira vez e a taxa de tempo médio para consertar.

É por isso que criamos o aplicativo Appointment Reminder para Freshdesk Field Service Management.

Configurando o aplicativo

• Faça login em sua conta do Freshdesk.

• Vá para Admin → Operações de suporte → Aplicativos → Obtenha mais aplicativos localizado no canto superior direito

• Pesquise por lembrete de compromisso . Clique no ícone do aplicativo Appointment Reminder nos resultados da pesquisa para navegar até a página do aplicativo.

• Clique para instalar o aplicativo em seu helpdesk.

Depois de instalado, insira o nome de domínio e a chave de API na página de configurações do aplicativo para prosseguir com a configuração

Para descobrir onde você pode obter sua chave de API, leia este artigo .

Agora, com acesso à página de configurações completas do aplicativo, você pode configurar vários lembretes para compromissos.

Para criar um novo lembrete:

• Clique em “Adicionar novo lembrete” no canto superior direito da página de configurações do aplicativo

• Selecione quando deseja que um e-mail de lembrete seja enviado ao cliente. Você pode escolher entre minutos, horas, dias e meses.

• Digite o ID de e-mail “De” que deseja usar para a comunicação.

• Dê um título a este lembrete. Diga “lembrete de 6 horas” ou “lembrete de 1 dia”

• Insira os detalhes que deseja comunicar neste e-mail de lembrete. Você tem acesso a marcadores como “Assunto”, “Data de início do compromisso”, “Horário de início do compromisso” etc. O uso desses marcadores em seu e-mail garante que o e-mail de lembrete será preenchido automaticamente com os dados corretos quando for enviado ao cliente.

• Clique em “Salvar” para finalizar a configuração de seus lembretes.

Você pode configurar vários lembretes para informar o cliente. Por exemplo, você pode enviar um e-mail para lembrar o cliente um dia antes do compromisso e mais um para confirmar a visita quando faltar uma hora para o início do compromisso. Isso garante que o cliente esteja ciente em todos os momentos e minimiza as chances de ele se esquecer do compromisso. Dar-lhes uma hora de antecedência também lhes dá tempo suficiente para reagendar, se necessário, antes que seu técnico saia para visitá-los, de modo que eles tenham uma viagem salva.